Приоритет задач и эффективность рабочего времени

Инструкция о том, как определить приоритет задач для эффективного распределения вашего рабочего времени в рамках рабочего дня и рабочей недели в зависимости от важности и значимости этих больших задач.

приоритет задач как определить

Обратите внимание, что эта методика определения приоритета задач подходит только для больших задач, в составе которых есть набор из множества простых задач и дел, назовем эти большие задачи для ясности Проектами.

Чтобы определить приоритет задач в рамках рабочего дня, недели, месяца и года мы построим таблицу в экселе, пример такой таблицы на картинке. Я специально не выкладываю эту таблицу в файле excel для того, чтобы вы сами поработали и составили свою таблицу, с которой вам будет удобно работать.

    Итак, для определения приоритета задач, делаем следующее:

  1. 1. Придумайте критерии определения приоритетов задач

    Придумайте критерии, по которым будите определять важность тех больших задач - проектов, которые вы запланировали на ближайшие недели –месяцы – годы.

    Эти критерии будут одинаковыми для всех ваших дел, потому что они значимы для вас и вашей жизни.

    У меня получились вот такие критерии:

    1. Это работает существенно на мою миссию и мою стратегию развития (для этого нужно сформулировать свою миссию и свою стратегию развития на 10лет вперед, выложу позже)

    2. Результат этого проекта является входом в другой проект

    3. Это увеличивает мою силу и улучшает адекватность моей картины мира

    4. Это гармонизирует соседние сферы жизни

    5. Это обеспечивает выгоды и новые возможности для меня минимум на ближайшие 5 лет

    У вас будут свои критерии, подумайте и сформулируйте их на листе бумаги или в файле excel (не торопитесь, вдумчиво потратьте время на формулировку этих критериев ).

    На мой взгляд, больше пяти критериев смысла задавать нет, иначе определить приоритеты задач будет сильно сложно.

  2. 2. Нарисуйте таблицу для определения приоритетов задач

    Нарисуйте таблицу (пример см. картинку выше), в которой будут перечислены ваши большие запланированные задачи (проекты) и критерии, которые вы определили см п.1. Чтобы не писать критерии в таблицу, просто проставьте в шапке таблицы номера критериев.

    В шапке таблицы цифра 1 означает критерий №1 Работает существенно на мою миссию и мою стратегию развития, цифра 2 означает второй критерий, цифра 3 означает третий критерий и т.д. (те критерии, которые вы определили для себя см пункт 1.)

  3. 3. Проставляйте веса критериев для каждой задачи - проекта

    Далее для каждой своей задачи - проекта в полученной таблице проставляйте веса для каждого критерия.

    Каждому критерию вы можете присвоить одну из трех цифр:

    0 - совсем не влияет,
    1 - влияет,
    2 - влияет сильно

    Например,
    для проекта №1 Выучить английский к концу года см рисунок
    по критерию №1 - Работает существенно на мою миссию и стратегию развития
    Я ставлю цифру 1, т.к. англ.язык хоть и влияет, но не особо (англ. язык взят в качестве наглядного примера, не более того).

    Итак, по каждому из пяти критериев для проекта выучить англ.язык проставьте веса, ставьте в каждую ячейку одну из трех цифр: или 0 или 1 или 2 (не влияет, влияет, сильно влияет).

    После того, как каждому критерию проекта Выучить англ.язык присвоен свой вес от 0 до 2, необходимо просуммировать все веса, т.е. по проекту Выучить англ.язык по первому критерию 1, по второму 1, по третьему 2, по четвертому 2, по пятому 2 итого получаем 1+1+2+2+2=8. Полученная цифра 8 это приоритет задачи проекта Выучить англ.язык.

    Далее делаем тоже самое для других проектов, заполняем полностью таблицу для проекта 2, проекта 3, проекта 4 .... проекта 6, и у нас получилась заполненная таблица см рисунок выше, приоритеты по проектам получились такие:

    проект 1 приоритет задачи=8
    проект 2 приоритет задачи=10
    проект 3 приоритет задачи=8
    проект 4 приоритет задачи=6
    проект 5 приоритет задачи=4
    проект 6 приоритет задачи=3
  4. 3. Нарежте рабочий день

    После того, как вы определились с основными критериями и рассчитали приоритеты по всем вашим задачам - проектам, далее задайте для себя в процентах сколько времени вы будите тратить в день на тот или иной проект в зависимости от его приоритета (важности).

    Чем больше приоритет у проекта, тем больше времени на него закладываем.

    Для себя я задал вот такие цифры в рамках рабочего дня:

    приоритет 10 ... 8 на эти проекты тратить 60% времени в день,
    приоритет 7 ... 4 на эти проекты тратить 30% времени в день
    приоритет 3 ... 1 на эти проекты тратить 10% времени в день
    Если два проекта с одинаковыми приоритетами, то они делят время между собой пополам

    Не забывайте, что рабочий день не резиновый, определите сколько времени в день вы будите работать, в примере это 10 часов в день или 55 часов в неделю (5 рабочих дней полных по 10 часов, суббота - короткий день 5 часов, воскресенье - выходной).

    Это расчетная цифра сколько вы планируете работать в день и в неделю, а фактическую цифру вы можете получить, замеряя каждый день, сколько вы реально работали над тем или иным проектом.

    Сопоставив расчетные цифры с фактическими вы будите понимать, как на самом деле обстоят дела и где нужно поднажать.

Эффективность рабочего времени

Справа пример таблицы эффективность рабочего времени. Для определения эффективности своего рабочего времени вам понадобится хронометраж.

эффективность рабочего времени

То есть нужно замерять сколько фактически времени вы тратите в день на рабочие задачи, сколько по факту потрачено на поглотители типа полазить в интернете, сколько времени потрачено на полезные перерывы и т.д. Возьмите секундомер и замеряйте и записывайте значения в таблицу.

Для того, чтобы у вас получился график вашего хронометража дня и вы понимали какая эффективность рабочего времени у вас в неделе и в месяце необходимо ежедневно замерять потраченное время на те или иные дела, вписывайте данные хронометража в таблицу эксель, тогда график см картинку ниже будет рисоваться автоматически.

P.S.Попробуйте эту методику по определению приоритета задач

В процессе планирования дел, задач, своей работы важно помнить, что планирование это не самоцель, а всего лишь инструмент для повышения эффективности рабочего времени и своей самоорганизации. Если эта методика определения приоритетов для вас кажется сложной, значит она вам просто не подходит, просто возьмите другую.

© Разрешено и приветствуется, если вы поделитесь ссылкой на статью в социальных сетях или в своем блоге. Копирование и размещение статьи на других порталах только с письменного согласия автора wintobe@mail.ru