Инструкция о том, как определить приоритет задач для эффективного распределения вашего рабочего времени в рамках рабочего дня и рабочей недели в зависимости от важности и значимости этих больших задач.
Обратите внимание, что эта методика определения приоритета задач подходит только для больших задач, в составе которых есть набор из множества простых задач и дел, назовем эти большие задачи для ясности Проектами.
Чтобы определить приоритет задач в рамках рабочего дня, недели, месяца и года мы построим таблицу в экселе, пример такой таблицы на картинке. Я специально не выкладываю эту таблицу в файле excel для того, чтобы вы сами поработали и составили свою таблицу, с которой вам будет удобно работать.
Итак, для определения приоритета задач, делаем следующее:
-
1. Придумайте критерии определения приоритетов задач
Придумайте критерии, по которым будите определять важность тех больших задач - проектов, которые вы запланировали на ближайшие недели –месяцы – годы.
Эти критерии будут одинаковыми для всех ваших дел, потому что они значимы для вас и вашей жизни.
У меня получились вот такие критерии:
1. Это работает существенно на мою миссию и мою стратегию развития (для этого нужно сформулировать свою миссию и свою стратегию развития на 10лет вперед, выложу позже)2. Результат этого проекта является входом в другой проект3. Это увеличивает мою силу и улучшает адекватность моей картины мира4. Это гармонизирует соседние сферы жизни5. Это обеспечивает выгоды и новые возможности для меня минимум на ближайшие 5 летУ вас будут свои критерии, подумайте и сформулируйте их на листе бумаги или в файле excel (не торопитесь, вдумчиво потратьте время на формулировку этих критериев ).
На мой взгляд, больше пяти критериев смысла задавать нет, иначе определить приоритеты задач будет сильно сложно.
-
2. Нарисуйте таблицу для определения приоритетов задач
Нарисуйте таблицу (пример см. картинку выше), в которой будут перечислены ваши большие запланированные задачи (проекты) и критерии, которые вы определили см п.1. Чтобы не писать критерии в таблицу, просто проставьте в шапке таблицы номера критериев.
В шапке таблицы цифра 1 означает критерий №1 Работает существенно на мою миссию и мою стратегию развития, цифра 2 означает второй критерий, цифра 3 означает третий критерий и т.д. (те критерии, которые вы определили для себя см пункт 1.)
-
3. Проставляйте веса критериев для каждой задачи - проекта
Далее для каждой своей задачи - проекта в полученной таблице проставляйте веса для каждого критерия.
Каждому критерию вы можете присвоить одну из трех цифр:
0 - совсем не влияет,1 - влияет,2 - влияет сильноНапример,для проекта №1 Выучить английский к концу года см рисунокпо критерию №1 - Работает существенно на мою миссию и стратегию развитияЯ ставлю цифру 1, т.к. англ.язык хоть и влияет, но не особо (англ. язык взят в качестве наглядного примера, не более того).Итак, по каждому из пяти критериев для проекта выучить англ.язык проставьте веса, ставьте в каждую ячейку одну из трех цифр: или 0 или 1 или 2 (не влияет, влияет, сильно влияет).
После того, как каждому критерию проекта Выучить англ.язык присвоен свой вес от 0 до 2, необходимо просуммировать все веса, т.е. по проекту Выучить англ.язык по первому критерию 1, по второму 1, по третьему 2, по четвертому 2, по пятому 2 итого получаем 1+1+2+2+2=8. Полученная цифра 8 это приоритет задачи проекта Выучить англ.язык.
Далее делаем тоже самое для других проектов, заполняем полностью таблицу для проекта 2, проекта 3, проекта 4 .... проекта 6, и у нас получилась заполненная таблица см рисунок выше, приоритеты по проектам получились такие:
проект 1 приоритет задачи=8проект 2 приоритет задачи=10проект 3 приоритет задачи=8проект 4 приоритет задачи=6проект 5 приоритет задачи=4проект 6 приоритет задачи=3
-
3. Нарежте рабочий день
После того, как вы определились с основными критериями и рассчитали приоритеты по всем вашим задачам - проектам, далее задайте для себя в процентах сколько времени вы будите тратить в день на тот или иной проект в зависимости от его приоритета (важности).
Чем больше приоритет у проекта, тем больше времени на него закладываем.
Для себя я задал вот такие цифры в рамках рабочего дня:
приоритет 10 ... 8 на эти проекты тратить 60% времени в день,приоритет 7 ... 4 на эти проекты тратить 30% времени в деньприоритет 3 ... 1 на эти проекты тратить 10% времени в деньЕсли два проекта с одинаковыми приоритетами, то они делят время между собой пополамНе забывайте, что рабочий день не резиновый, определите сколько времени в день вы будите работать, в примере это 10 часов в день или 55 часов в неделю (5 рабочих дней полных по 10 часов, суббота - короткий день 5 часов, воскресенье - выходной).
Это расчетная цифра сколько вы планируете работать в день и в неделю, а фактическую цифру вы можете получить, замеряя каждый день, сколько вы реально работали над тем или иным проектом.
Сопоставив расчетные цифры с фактическими вы будите понимать, как на самом деле обстоят дела и где нужно поднажать.
Эффективность рабочего времени
Справа пример таблицы эффективность рабочего времени. Для определения эффективности своего рабочего времени вам понадобится хронометраж.
То есть нужно замерять сколько фактически времени вы тратите в день на рабочие задачи, сколько по факту потрачено на поглотители типа полазить в интернете, сколько времени потрачено на полезные перерывы и т.д. Возьмите секундомер и замеряйте и записывайте значения в таблицу.
Для того, чтобы у вас получился график вашего хронометража дня и вы понимали какая эффективность рабочего времени у вас в неделе и в месяце необходимо ежедневно замерять потраченное время на те или иные дела, вписывайте данные хронометража в таблицу эксель, тогда график см картинку ниже будет рисоваться автоматически.
P.S.Попробуйте эту методику по определению приоритета задач
В процессе планирования дел, задач, своей работы важно помнить, что планирование это не самоцель, а всего лишь инструмент для повышения эффективности рабочего времени и своей самоорганизации. Если эта методика определения приоритетов для вас кажется сложной, значит она вам просто не подходит, просто возьмите другую.