Шаг проекта Управление проектами Как широко шагать

Управление проектами шаг проекта

Шаг проекта в управлении проектами - это задача (дело, задание) в списке ваших задач проекта.

Шаг проекта при управлении проектом это понятное вам элементарное конкретное действие.

Для каждого человека в одном и том же проекте ширина шага разная и зависит от нескольких факторов, далее мы подробно рассмотрим от чего.

Итак, давайте разберем, как широко шагать, грамотно управлять проектом и прийти туда, куда нам нужно.

Пример: Детский сад, Утренник, Маша расскажет на нем стихотворение «Про ежиков»

Если Маша до этого уже 100 рассказывала стихотворение «Про ежиков» на дне рождения мамы, на даче подружкам, бабушке, в музыкальной школе, она делает это очень хорошо с выражением всем нравится, то тогда проект, состоящий из только одного Шага проекта: рассказать стихотворение на Утреннике будет иметь все шансы на успех.

Проект: стать звездой на Утреннике
Шаг проекта: рассказать стихотворение на Утреннике

Если Маша до этого не рассказывала стихотворения, и вообще не знает никаких стихотворений, то Проект: стать звездой на Утреннике будет иметь больше шагов, или точнее один длинный шаг нужно разбить на более мелкие шаги.

Проект: стать звездой на Утреннике

Шаг проекта: выучить стихотворение «Про ежиков»
Шаг проекта: рассказать его маме
Шаг проекта: рассказать его бабушке
Шаг проекта: рассказать его перед зеркалом
Шаг проекта: рассказать его с выражением
Шаг проекта: рассказать его подружкам
Шаг проекта: ……………….
Шаг проекта: ……………….
Шаг проекта: ……………….
Шаг проекта: рассказать стихотворение на Утреннике

Другой пример: Начальник говорит менеджеру подготовь тендер по Газпрому

Если менеджер до этого уже 100 раз готовил тендеры, то для него упралять проектом по подготовке тендера легко, этот проект для него одна задача - элементарное действие, один шаг. Он будет делать это на автопилоте. Тогда проект: Подготовить тендер по Газпрому может состоять всего из одного шага.

Проект: Подготовить тендер по Газпрому
Шаг проекта: Подготовить тендер по Газпрому

Если менеджер новый не опытный, чтобы выполнить это задание, успешно управлять проектом, ему необходимо шагать более мелкими шагами. Если неопытный менеджер решит шагнуть так же широко, как опытный, то проект завалит, задание начальника не будет выполнено. Чтобы выполнить задание начальника, менеджер расписывает проект на элементарные для себя действия.

Проект: Подготовить тендер по Газпрому

Шаг проекта: составить список необходимых документов
Шаг проекта: подготовить учредительные документы
Шаг проекта: подготовить лицензии компании
Шаг проекта: подготовить банковскую гарантию
Шаг проекта: подготовить анкеты сотрудников
Шаг проекта: ……….
Шаг проекта: ……….
Шаг проекта: ……….

(примеры условные и приведены для лучшего понимания необходимости правильной ширины шага проекта в управлении проектами и не более того)



Ширина шага проекта при управлении проектом: 5 критериев успешности шага проекта

  1. Достаточно базовых знаний и умений для того, чтобы сделать шаг

  2. Шаг кратковременный во времени

  3. Шаг имеет низкий уровень риска

  4. Шаг поведенчески-конкретный

  5. Понятно, что будет успехом шага

Шаги проекта и ключевые критерии успешности - подробнее:



Достаточно базовых знаний и умений (навыков) для того, чтобы сделать шаг
Проект: Собака всегда приносит хозяину палку.
Человек бросает палку собаке, собака приносит ему палку. Уже 100 раз бросил, собака 100 раз принесла. Человек дошел до пруда и бросил палку в пруд. Собака зашла в воду, остановилась и вернулась обратно, за палкой не полезла. Задача не выполнена. Оказалось, что собака первый раз видит воду и не умеет плавать, или точнее ни разу этого не делала и думает что не умеет. В данном примере у собаки отсутствует базовый навык Умение плавать для выполнения задачи Принести палку с середины пруда. Пока у собаки не появится базовое умение Умею плавать, шаги проекта принести палку с суши будут выполнены, а шаг проекта: принести палку с середины пруда – нет. Таким образом весь Проект: Собака всегда приносит хозяину палку будет не выполнен.


Шаг кратковременный во времени
Кратковременность шага определяется экспериментальным путем в зависимости от того, что за задача и в какой области проект.
Например в обучении навыкам продаж шаг не может быть больше 10 минут при выполнении упражнения и не больше 20 минут при изложении теоретической части, иначе шаг будет провальным.

Кратковременность шага это необходимая защита от: Воздействие отвлекающих факторов и других задач, забывание что делать в процессе делания, потеря мотивации в процессе делания и т.д.



Шаг имеет низкий уровень риска
Человек который учится ходить по канату легко идет по канату, натянутому на высоте 0,1 м от пола, труднее идет по канату, натянутому на высоте 0,5 м от пола, и совсем отказывается идти по канату, натянутому на высоте 5 м от пола.
Тот же самый канат, те же самые действия, но риск неудачи и неблагоприятных последствий в последнем случаете очень большой, чрезмерно большой, из за этого шаг не будет реализован.


Шаг поведенчески-конкретный
Зайти в бухгалтерию к Даше, взять на представительские с Ив.Ив. 5000рублей.
Надуть щеки, выпучить глаза, размахивать руками.
Позвонить Ив.Ив., договориться на встречу.
Т.е. шаг должен быть элементарным, понятным чего конкретно нужно делать: куда идти, чего надувать, чем размахивать, сколько денег взять, у кого взять, с кем встретится и т.д.


Понятно, что будет успехом шага
Шаг проекта: подготовить лицензии компании
Успехом шага: все 5 лицензий компании отксерены, заверены подписью ген.дира и печатью компании
Шаг проекта: выучить стихотворение «Про ежиков» , Успехом шага: стихотворение рассказано полностью и без запинок


Еще раз: при управлении проектами при планировании каждого шага проекта используйте 5 критериев успешности шага проекта:

  1. Достаточно базовых знаний и умений для того, чтобы сделать шаг

  2. Шаг кратковременный во времени

  3. Шаг имеет низкий уровень риска

  4. Шаг поведенчески-конкретный

  5. Понятно, что будет успехом шага



Если постигла неудача в конкретном шаге (задаче) проекта, то нарушен один из пяти критериев успешности шагов проекта. Определите какой и учтите это при планировании следующих шагов. Либо было не понятно что конкретно делать, либо был слишком большой риск провала и было страшно делать, либо не было понятно что будет считаться успехом и т.д.



P.S. Эти же критерии успешности в шагах проекта актуальны и при делегировании задач подчиненным.
В примере с "Собакой и хозяином", хозяин предполагает как само собой разумеющееся, что собака умеет плавать. Ну по той простой причине, что все собаки это умеют делать. Собака вообще не знает что такое плавать, она заходит в воду, пытается идти дальше, а дорога кончилась, лапы не чувствуют опоры, собака в ступоре. Хозяин видя, что собака отказалась выполнить приказ - в расстроенных чувствах задача провалена, собака плохо натренирована, и не слушается меня. Собака понимает что виновата, но не понимает в чем.

Если при делегировании задачи будет нарушен первый критерий то задача или не будет выполнена совсем, или будет, но с качеством сильно ниже ожидаемого. (Все продавцы умеют продавать, он же продавец, значит умеет продавать и общаться с клиентами. Пусть работает с Газпромом. А продавец продавал до этого например электроинструмент в основном ип-шникам, и общаться с клиентами умеет, но конкретно с большими корпоративными клиентами это пока еще не входит в круг его навыков и умений.)

Примеры "Собака и хозяин" и "Начальник и продавец" приведены для иллюстрации нарушения первого критерия успешности шага проекта, из за чего шаг (задача) не выполнена. Взаимоотношения собаки и хозяина, начальника и продавца, а так же возможной похожести этих двух примеров по любым другим признакам в данной статье не рассматриваются и не учитываются.

Зачем планировать рабочую неделю и месяц, как планировать рабочий день, о шаге проекта и тайм-менеджменте



© Разрешено и приветствуется, если вы поделитесь ссылкой на статью в социальных сетях или в своем блоге, используйте кнопки соц.сетей двумя строчками выше. Копирование и размещение статьи на других порталах только с письменного согласия автора wintobe@mail.ru